المحاسبة فى شركات السياحة

المحاسبة فى شركات السياحة

rainer القطاع السياحي لا يحظى بالاهتمام المطلوب سواء على الصعيد الحكومي أو الوطني وذلك بسبب النقص في الكثير من المعلومات المتعلقة بدور هذا القطاع في الاقتصاد الوطني. ويؤكد الكثير من الخبراء السياحيين بأن الكثير من الإحصاءات السياحية تعتمد على التقديرات والتكهنات أكثر من استنادها إلى إحصاءات ناتجة عن مسوحات ميدانية في هذا المجال ما يؤدي إلى شيء من القلق والريبة من قبل المستثمرين والاقتصاديين لهذا القطاع.

ومن هذا المنطلق اتجه الخبراء إلى استحداث النظام المحاسبي الجديد المعروف بحساب السياحة الفرعي (T.S.A) Tourism Satellite Account) وهو حساب تطبقه منظمة السياحة العالمية WTO منذ العام 1995. وقد اعتمد من قبل الأمم المتحدة. ويقيس هذا النظام مساهمة القطاع السياحي شأنه شأن القطاعات الأخرى في الحسابات القومية مثل القطاع الصناعي والزراعي وغيرها.

ومن ميزة هذا النظام أنه يعمل على قياس أثر السياحة على الاقتصاد بمنهجية علمية ويوفر البيانات الإحصائية الدقيقة التي يمكن توظيفها لإجراء التحليلات الاقتصادية، وتحديد السياسات المناسبة في هذا المجال ووضع خطط التطوير المطلوبة. كما يعمل على تحديد مكانة السياحة مقارنة بالقطاعات الاقتصادية الأخرى من حيث المساهمة في الإنتاج والتوظيف والاستهلاك. ومن الضروري الإشارة هنا إلى أن نجاح تطبيق هذا النظام يكمن في مدى الالتزام بالمنهجية العلمية المتبعة ومدى دقة البيانات السياحية التي يمكن الحصول عليها من خلال مسوحات ميدانية تقام بشكل دوري على الأقل نصف السنوية أو في نهاية كل سنة وتغطي كلا من الطلب السياحي الذي يشمل الزائرين أو السياح الوافدين إلى جانب السياحة الداخلية، والعرض المتمثل في ما تقدمة الدولة من خدمات سياحية كقطاع الإقامة والمطاعم وشركات السفر والسياحة بالإضافة إلى مسوحات تشمل حجم العمالة والتوظيف في هذا القطاع. كذلك يجب أن تشمل هذه المسوحات الإنفاق السياحي في هذا القطاع إضافة إلى حجم الاستثمارات المحلية والأجنبية فيه.

وتشير الإحصاءات السياحية العالمية إلى إن أعداد السائحين قد نمى خلال الثلاثين سنه الماضية بنسبة 6 في المائة، وبلغ الإنفاق السياحي حوالي 11 في المائة، وتقدر حصة السياحة في الوقت الحالي بأكثر من 7 في المائة من مجمل إيرادات الصادرات العالمية

ويعتبر النظام المحاسبي هو المنهج أو الأساس الذي ينظم أي منظمة تجارية كانت أو صناعية ويعتبر المحاسب هو الحاكم في حالات الشراكة سواء المساهمة أو التضامن أو حتى الأفراد وبالنسبة للمجال السياحي فقد دخلت الأنظمة المحاسبية هذا المجال وتفرعت في شتى المجالات السياحية .


ما هي المحاسبة ؟؟
المحاسبة بشكل عام هي فن توصيل المعلومات المالية عن الوحدة الاقتصادية للمديرين وحملة الأسهم وغيرهم .ويتم هذا الاتصال على شكل تقارير مالية توضح أن الموارد الاقتصادية تحت سيطرة الإدارة سواء كانت التقارير توضح ربح أو خسارة في كلا الحالتين وظيفة المحاسبة هو توضيح الموقف المالي للمؤسسة أو الشركة بمنتهى الدقة والأمانة .

كما أوضحت وظيفة المحاسبة هي توصيل المعلومات على شكل تقارير مالية ( ميزان مراجعة - ميزانية عمومية - قائمة دخل - حسابات عملاء - موردين وغيره .. ) ولكن يختلف كل مجال عن الآخر في طريقة التعامل مع الأحداث المالية المختلفة وذلك على حسب طبيعة هذه الأحداث نفسها .
وعند الحديث عن الحسابات في شركات السياحة والسفر نستطيع القول أنها مثل غيرها من المجالات بشكل عام ففي النهاية التقارير الختامية واحدة ولا تتغير ( ميزان المراجعة - قائمة المركز المالي - قائمة الدخل - قائمة التدفقات النقدية - غيره ) . ولكن تختلف في التفاصيل وفي جزئيات تميز مجال السياحة والسفر عن غيره من المجالات كما سأوضح الآن :

ما هي الشركات السياحية :

الشركات السياحية عبارة عن منشأة يمتلكها شخص أو عدة أشخاص برأس مال عامل تختص هذه المنشأة بتقديم خدمات ذو قيمة عالية وراقية ومنظمة إلى أشخاص يطلق عليهم اسم سائحين سواء من خارج الدولة أو من داخلها ولكن الأغلب من خارج الدولة .

****
أنواع الشركات السياحية :

قسمت وزارة السياحة الشركات السياحية إلى ثلاث مجموعات
( أ , ب , جـ )

القسم الأول : الشركات السياحية ( أ )

تعتبر الشركات السياحية ( أ ) هي أولى الشركات حيث تعتبر الشركة ( أ ) هي الشركة المتكاملة حيث تقوم هذه الشركة بجميع أنشطة السياحة من
1- استقبال أفواج من الخارج وتسكينها في فنادق وشاليهات راقية.
2- القيام بجولات سياحية خارج أو داخل الدولة .
3- القيام بتنظيم رحلات سياحة دينية ( حج أو عمره ) .
4- شراء أو استئجار سيارات وأتوبيسات لتقوم بخدمة النقل السياحي .

القسم الثاني : الشركات السياحية ( ب )
وهي الشركات التي تقوم بتنظيم رحلات سياحية دينية ( حج أو عمره ) فقط .

القسم الثالث : شركات النقل السياحي ( جـ )

وهي شركات تمتلك أسطول من السيارات السياحية المتطورة والراقية تقوم بنقل السائحين عن طريق شركة سياحية ولكن لا يحق لهذا النوع من الشركات القيام باستقطاب أفواج من الخارج أو تنظيم سياحة دينية إلا من خلال شركة السياحة ( أ )
وتنقسم هذه الشركات بدورها إلى شركات نقل وشركات ليموزين
- شركات النقل : وهي الشركات التي تمتلك أسطولا من السيارات الكبيرة كسيارات الأتوبيس وسيارات الميني باص وسيارات الميكروباص .
- شركات الليموزين : وهي الشركات التي تمتلك أسطولا من السيارات الصغيرة ولكن متطورة وراقية للاستخدام الخاص أو للاستئجار لفئات السائحين ذو الأهمية .

شركات السياحة والسفر ينقسم العمل فيها إلى قسمين : السياحة - السفر
السياحة من المنظور المحاسبي هو كل ما يتعلق بحجوزات الفنادق والوحدات السكنية ووسائل النقل وغيره كل ما يخص زيارة السائح في البلد التي يقوم بزيارتها ،وبالتالي فكل هذا يترتب عليه مصاريف وإيرادات وبعض هذه الحجوزات يجب أن تكون مسبقة الدفع وبعضها يكون بشكل آجل ولترتيب هذا الأمر وتنظيمه يكون التعامل بين الشركة ووكيل سياحي ولا يكون التعامل مع الفندق مباشرة إلا في أضيق الحدود .
السفر وهو كل ما يتعلق بحجوزات الطيران من اصدار تذاكر على شركات الطيران المختلفة ( الخطوط الجوية الكويتية - الإماراتية - مصر للطيران - وغيره .. ) وما يستتبع عملية الحجز من تعديل الحجز وإلغاء الحجز وغيره ،فأمر تذاكر الطيران أكثر تعقيداً من حجوزات الفنادق .

من هذا التقسيم يتضح أن تركيز العمليات اليومية هنا على تسجيل عمليات بيع حجوزات الفنادق والطيران سواء كانت بشكل نقدي أو بشكل آجل إذن فما الجديد في الأمر ؟؟ فهي كغيرها من العمليات الحسابية في أي مجال آخر !! .
ولكن الأمر مختلف ،يكمن الاختلاف هنا في عمليات إصدار التذاكر الطيران والفنادق ومتابعة عملية الإصدار والتعديل والإلغاء وأيضاً عملية السداد .. أخي ما الجديد ؟!!
حسناً الجديد هو تعدد الأطراف ( شركات الطيران - وكلاء السياحة ) وأن التعامل يكون طوال الوقت على أساس الاستحقاق .
****

النظام المحاسبي في شركات النقل السياحي


يعتبر المصدر الأساسي المحاسبي في شركات النقل السياحي هو إيرادات ومصاريف السيارات .

أولا : إيرادات السيارات

وتتمثل إيرادات السيارات في القيمة أو الفائدة التي تحققها السيارات سواء بالعمل لحساب شركات سياحية أو مراكز سياحية ( كمراكز الغطس ومراكز الاسنوركلنج ومراكز الرحلات البحرية ) ويكون إيراد السيارات إما عن طريق إيجار ثابت بين المنشأتين لثمن السيارة خلال الشهر أو عن طريق سعر ثابت لكل مرة تشغيل للسيارة ويطلق عليها اسم " تشغيلة " بين المنشأتين ودائما من يكون حساب التشغيلة حساب دائن في حسابات قيود اليومية .

ثانيا : المصاريف
تتمثل المصاريف في كل ما يعتبر مصروف بالنسبة للشركة من مصاريف وقود السيارات وزيوت السيارات وصيانة السيارات وقطع غيار السيارات ومرتبات السائقين ومرتبات الموظفين وإيجار مكتب وإيجار مسكن وإيجار سيارات وفواتير كهرباء وتليفون ومياه وغاز وإنترنت ونظافة واتصالات وعمولات وبدلات وأساس وأدوات مكتبية وغيرها .
****

هنا قيود بعض العمليات المحاسبية اليومية في شركات السياحة :
- تسجيل عملية بيع تذكرة طيران 1
مدين
×× دائن إسم الحساب
حـ/ العملاء


×××
×× حـ/ تكلفة التذكرة
حـ/ مبيعات تذاكر



×××

BSP PAYABLE/ حـ


BSP PAYABLE : هو حساب الـ IATA كما نلاحظ يسجل فيه قيمة التكلفة للتذكرة المباعة في الجانب الدائن .

2 - تسجيل عملية بيع حجز فندق :

مدين
×× دائن اسم الحساب
حـ/ العملاء

××× ×× حـ/ تكلفة الفندق
حـ/ مبيعات فنادق


×××
ح / اسم وكيل السياحة

كما هو ملاحظ بالنسبة للفنادق فالحساب الدائن يكون اسم وكيل السياحة وبطبيعة الحال يكون هناك أكثر من وكيل سياحة ،وهذا على عكس تذاكر الطيران التي يكون فيها الحساب الدائن هو حساب الـ IATA فقط " BSP PAYABLE " .
IATA عملية الدفع للـ 3-
تتم هذه العملية بشكل دوري بناءاً على تقرير دوري تقوم الـ IATA بنشره على موقع الـ IATA على الإنترنت ....

مدين
×× دائن اسم الحساب
BSP PAYABLEح/

××
حـ/ البنك


عملية الدفع لوكيل السياحة 4-

مدين
×× دائن إسم الحساب
حـ/ إسم وكيل السياحة
×× حـ/ البنك

والآن أصبحت العملية أكثر سهولة فبرامج المحاسبة أصبحت تسهل الكثير من هذه الأمور حتى أنك تجد نفسك لا تكتب أي قيد محاسبي بنفسك والبرنامج يتكفل بعناء كتابة القيد ،ولكن هل يعني هذا أن لا تعلم كيف تسير الأمور ،عليك كمحاسب أن تدرك كيف يتم توليد القيد المحاسبي ومعرفة ما هي الأطراف المدينة وما هي الأطراف الدائنة في كل عملية محاسبية تتم فهذه البرامج كثيراً ما تخطئ وأحياناً تكون أخطاء قاتلة .
" Ticket Refund " استرجاع تذكرة طيران 5-
تمر هذه العملية بمرحلتين ...
1. عمل استرجاع التذكرة عن طريق موظف حجز التذاكر على نظام حجز التذاكر ،وهنا يختلف الأمر من شركة طيران لأخرى ،فتجد شركات طيران يتم عمل الإسترجاع للتذاكر التي تخصها عن طريق النظام وتقوم هي في اليوم التالي بالرد على الموقع الإلكتروني للـ IATA وتجد شركات طيران أخرى يجب أن تقوم بعمل إستمارة إسترجاع Refund Application وإرسالها باليد لشركة الطيران وتنتظر فترة لا تقل عن إسبوع ثم تقوم شركة الطيران بالرد أيضاً على موقع الـ IATA سواء الموافقة أو الرفض .
2. عند الموافقة على الـ Refund يأتي وقت المعالجة المحاسبية ...
مدين
×× دائن إسم الحساب
BSP PAYABLE
××× حـ/ مبيعات التذاكر
×× حـ/ تكلفة التذكرة
××× إسم العميل/ أو حـ/ التذاكر المرتجعة

تلاحظ هنا عمل قيد عكسي لقيد بيع تذاكر الطيران ،ولكن هناك
إغلاق القيد في حساب إسم العميل : وهذه هي الحالة الطبيعية
هذا عندما تكون التذاكر في الأساس مباعة بشكل آجل .
إغلاق القيد في حساب التذاكر المرتجعة " حساب وسيط "
هذا عندما تكون التذاكر في الأساس مباعة بشكل نقدي ،على أن يتم إرجاع قيمة التذكرة للعميل كما يلي ...
مدين
×× دائن إسم الحساب
حـ/ التذاكر المرتجعة

×× حـ/ البنك أو الصندوق

ودائما ما يكون تحصيل هذه الإيرادات عن طريق فواتير تصدرها شركات النقل السياحي وتملأ هذه الفواتير عن طريق أوراق تسمى أوامر التشغيل ويكون أمر التشغيل هو وثيقة الشركة لتحصيل ثمن التشغيلة سواء بالأجل أو في وقت التشغيلة .
وعند تجميع أوامر تشغيل الخاصة بالسيارات يتم تقسيمها على حسب نوع الشركة المقدم إليها الخدمة سواء فندق أو شركة سياحية أو حتى مركز سياحي .
ثم بعد ذلك نقوم بتصفية أوامر التشغيل في فواتير موجهة إلى الجهة المقدم إليها الخدمة .

****

ويكون شكل أمر التشغيل كالأتي :

أولا : اسم السائق
ثانيا : تاريخ التشغيل
ثالثا : ساعة التشغيل
رابعا : سعة السيارة .
خامسا : رقم السيارة .
سادسا : اسم العميل الموجه إليه الخدمة
سابعا : بيان التشغيل
ثامنا : اسم المشرف أو المرشد السياحي
تاسعا : توقيع مدير التشغيل
عاشرا : توقيع مراجع الحسابات

ويكون شكل فاتورة التحصيل كالآتي :

أولا : تاريخ الفاتورة
ثانيا : الجهة الموجة إليها الفاتورة
ثالثا : قيمة كل تشغيلة على حدة
رابعا : بيان التشغيل
خامسا: سعة السيارة
سادسا : رقم السيارة
سابعا : رقم أمر التشغيل
ثامنا : تاريخ التشغيل
تاسعا : وفي نهاية الفاتورة يتم كتابة الإجمالي بعد إضافة قيمة ضريبة المبيعات .
عاشرا : اعتماد مدير التشغيل
حادي عشر : اعتماد مدير الحسابات

ويوجد جهات أخرى كالجمارك تقوم بمراجعة هذه الحسابات ولكن عن طريق حساب مستقل يسمى " دفتر التحركات "

ويعتبر دفتر التحركات هو الحساب الذي يصب فيه كل أوامر التشغيل الخاصة بالشهر .

أما دفتر تحليل الإيرادات فهو الدفتر الذي يتم تقسيم الإيرادات على حسب السيارات لمعرفة قيمة إنتاج كل سيارة على حدة خلال الشهر المحاسبي .


وتختص كل إدارة بعملها طبقا لتعليمات لمدير هذه الإدارة ويكون لكل مدير من هذه الإدارات مشرف يقوم بالأعمال التنفيذية وتكون العلاقة المباشرة في الحالات العادية بين المشرف وأفراد طاقم الإدارة وإذا تعذر الأمر على المشرف يلجأ إلى مدير الإدارة ثم إلى نائب رئيس مجلس الإدارة ثم إلى رئيس مجلس الإدارة .
- بالنسبة إلى الإدارة المالية هي الإدارة التي تختص بكل الأمور المالية وأمور الحسابات الخاصة بالشركة وتكون هذه الإدارة هي شريان الحياة بالنسبة لهيكل الشركة ككل حيث تكون هي أداة الوصل بين كل الإدارات المختلفة ورئيس مجلس الإدارة .
- إدارة شئون العاملين هي الإدارة التي تختص بكل شئون الموظفين والسائقين في المنشأة من مرتبات وأجازات وعلاوات وتأمينات وتأمين صحي ومتابعة مكتب العمل .
- إدارة الموارد البشرية هي الإدارة المختصة بالتعيينات الجديدة وتسكين التعيينات الجديدة كل في تخصصه .
- وإدارة التشغيل هي من الإدارات المهمة في شركات النقل السياحي حيث يكون مدير التشغيل هو حلقة الوصل بين الإدارات الداخلية و الموردين ( شركات السياحة ) حيث هو الذي يقوم بتحريك السيارات طبقا لأوامر التشغيل التي يحصلها من شركات السياحة وهو الذي يقوم بتحرير أوامر التشغيل الخاصة بكل سيارة .
- إدارة التسويق : هي الإدارة التي تقوم بتسويق منتجات الشركة ( السيارات وخدمة النقل ) في السوق وعرض أفضل الخدمات بأفضل الأسعار والترويج لها في الأماكن السياحية وعلى شبكات الإنترنت والدعايات سواء المرئية أو المكتوبة أو المسموعة .

****
ما هي شجرة الحسابات في شركات السياحة والسفر ؟؟

على ما أعتقد أن الأساسيات ثابتة في دليل الحسابات في الشركات التجارية بشكل عام ولكن يكون هناك إختلاف في بعض الأمور
فدليل الحسابات يتكون من 4 أقسام أساسية وهي :

1 - الأصول
2- الخصوم
3- المصاريف
4- الإيرادات
تتركز أغلب الاختلافات في تسميات الحسابات .
في شركات السياحة والسفر يتركز الاختلاف في حساب الدائنين "Accounts Payable" ويكون جزء من حساب الدائنين هو حساب الـ IATA اختصار "INTERNATIONAL AIR TRANSPORT ASSOCIATION" هو الحساب الدائن الذي يحمل عليه تكلفة التذكرة عند عملية البيع ويتم السداد في هذا الحساب كل آخر فترة ومدة هذه الفترة هي أسبوعين أي أنه يتم تسوية حساب الـ IATA مرتين كل شهر على النحو التالي مرة في يوم 15 من الشهر والمرة الأخرى يوم 31 من نفس الشهر .
ومن حسابات الدائنين أيضاً حساب وكلاء السياحة والفنادق "Tours Suppliers Payable" وهو يحمل عليه تكلفة حجز الفندق ويتم هنا السداد في هذا الحساب في الفترة وبالطريقة المتفق عليها مع الوكيل أو الفندق .
أتمنى أن أكون أوضحت ولو جزء بسيط من الاختلاف في شجرة الحسابات في حسابات السياحة والسفر ،كما إني أقوم الآن بتجهيز مجموعة مقالات عن كل ما يتعلق بالحسابات في شركات السياحة والسفر