بنــاء القدرات المالية و القانونية للجمعيــات الأهليــة الإدارة المالية

التدريب المتقدم للجمعيات الأهلية
حول
بنــاء القدرات المالية و القانونية للجمعيــات الأهليــة
الإدارة المالية
أ. صيدناوى يني
القاهرة
الفترة من 27-29 يوليو 2004





























مقدمة:
في البداية يستوجب علينا الإشارة بما يجب إدراكه بوجود فارق بين التحدث عن وظيفة بصفة عامة وأن نتحدث عنها بصفة كاملة شاملة بغض النظر عن الأجهزة المعنية بتنفيذ هذه الوظيفة أو عن كونها مقسمة إلى عدة مراحل.
كذلك نود أن نشير أن اهتمامنا منصب على إنجاز المهمة بعيداً عن المسميات لعدم وجود اتفاق كامل على تلك المسميات أو على طريقة تقييم أداء الوظيفة ومع ذلك فنحن نتفق على وجود الوظيفة المالية وعلى مسميات كثيرة أخرى مثل المدير المالي، الإدارة المالية، المحاسبة الإدارية، أما الاختلاف بينهم فنلخصه في أيهما يشمل الآخر هل هي المحاسبة الإدارية أم الإدارة المالية ونشير إلى هذا الاختلاف مرة أخرى في إدارة التخطيط والمتابعة ومفهومهما.
لا ننكر مثلاً أهمية وجود الوظيفة بالرغم من أن تقسيمها إلى الأجهزة المعنية يخضع لظروف وإمكانيات كل منشأة.
ومن هنا يجب علينا إيضاح دور الإدارة المالية المعني بإنجاز هذه الوظائف:
 المراجعة الداخلية.
 إعداد الميزانية.
 الضرائب.
 التكاليف.
 إدارة النقدية.
 تنفيذ السياسة المالية.
 تخطيط ورقابة المصروفات.
 إعداد الموازنات التقديرية.
 إمساك الدفاتر المحاسبية.
 إظهار الوضع المالي الحقيقي للمشروع.
 إعداد قوائم دورية مقارنة مع الموازنات.
 توجيه نظر المدير العام عن الانحرافات عن الموازنة.
 استلام النقدية والشيكات.
 العمل على تحصيل الديون.
 رقابة الأجور والتكاليف.
 إعداد الإحصائيات المطلوبة.
 مسك سجلات دائمة للأجور والمكافآت.
 تخطيط وتنسيق ورقابة الأعمال المكتبية.
 التعاون مع مديري الإنتاج والتسويق والأفراد.
 إعطاء النصح للمدير العام فيما يتعلق بالماليات.
 الاتصال بالممولين.
 دراسة التوسعات في المشروعات.
 دراسة جدوى شراء الأصول أو الإيجار.
 دراسة المشروعات التي تقدم لجهات التمويل.
 متابعة التقارير المالية والإنشائية للجهات الممولة.
 الرد على استفسارات الممولين.
 التقييم المالي للمشروع وتحديد مواطن الضعف والقوة واقتراح الحلول.
مما سبق يتضح أن الإدارة المالية تمثل مفهوم متكامل أشمل من مجرد الحسابات وإمساك الدفاتر والرقابة الداخلية وتخطيط الاحتياجات النقدية ولكننا في هذا البرنامج ونظراً للوقت المتاح وحجم احتياجات المتدربين سنكتفي فقط بثلاث موضوعات من مفهوم الإدارة المالية وهم:
1- الحسابات والتسجيل في الدفاتر.
2- الرقابة الداخلية.
3- إعداد الموازنة النقدية.
إن المفهوم المعاصر للمحاسبة أصبح أكثر شمولاً مما كان عليه من قبل وبالرغم من استمرار الحاجة إلى الوظائف التقليدية للمحاسبة من التسجيل في السجلات المحاسبية المختلفة وإعداد القوائم المالية إلا أنه قد أصبح جلياً أن التمويل وإدارة الأموال أصبحا من العناصر الأساسية بالنسبة لنشاط الأعمال مثلها مثل المصانع، الآلات والمواد الخام.
إن تنظيم وتخطيط الأرباح لا يقل أهمية عن النقدية فبغض النظر عن أهمية الأهداف الاجتماعية أو الفلسفية لنشاط الأعمال فإنه لا يستطيع الاستمرار بدون تحقيق أرباح.
وحتى الأنشطة التي لا تهدف إلى تحقيق الربح يجب أن يتم تحقيق الأهداف بطريقة اقتصادية.
ومهنة المحاسبة وكذا المحاسبون يتواجدون أساساً كنتيجة لوجود هذين العنصرين الأساسيين في دورة الأعمال ويتم قياس هذان العنصران والتعبير عنهم باستخدام المصطلحات المالية والأرقام (النقود) ويتم تدريب المحاسبون على التعبير عنهم وتفسير الحقائق المتعلقة بها باستخدام المصطلحات المالية والأرقام.



من المسلم به أن الجمعيات والمؤسسات الخاصة تقوم بدور أساسي فى ميدان الرعاية الاجتماعية وتنمية المجتمعات المحلية حتى أصبحت الدولة تعتمد عليها فى تقديم العديد من الخدمات للمواطنين خاصة وأن العمل فى ميدان النشاط الأهلي يتميز بالمرونة التى تجعله أكثر ملاءمة لأداء هذا النوع من الخدمات .
ولقد أصبح من الواجب أن تخضع الجهود التى تبذل فى ميدان الخدمات الاجتماعية وتنمية المجتمعات المحلية لتخطيط سليم فى إطار خطة عامة شاملة تشرف عليها الدولة وتوجهها وتراقب تنفيذها.
وتحقيقاً للأغراض المشار إليها ظهرت الحاجة إلى ضرورة وجود قانون الجمعيات .
ومما هو جدير بالذكر فإن الخدمات الاجتماعية وتنمية المجتمعات المحلية قوامها المال وتسانده الخبرة والتوجيه السليم حتى تستطيع الجمعية أن تؤدى رسالتها التى هى بلا شك امتداد لرسالة الدولة التى تهدف إلى تطوير وتنمية المجتمعات المحلية.
ولقد ظهرت الحاجة إلى أهمية وجود دليل عمل للجوانب المالية المرتبطة بأنشطة الجمعية بهدف الوصول إلى أفضل مستوى من :

‌أ- التنظيم الجيد.
‌ب- ضوابط الأداء.
‌ج- إحكام الرقابة.

كذلك لتحديد كافة الحقوق والواجبات لأعضاء مجلس إدارة الجمعية وأفراد الجهاز الوظيفي الذي يتولى إدارة أنشطتها.
ونود الإشارة إلى أن الأعمال المالية ليست تلك العمليات الإجرائية التقليدية التى تتم فى السجلات والدفاتر وإعداد الحسابات والقوائم الختامية ولكنها مجموعة القرارات التى تحدد الآتي:
 اختيار الأصول وأنواعها.
 اختيار المشروعات واقتراح كيفية تمويلها من مختلف مصادر التمويل المتاحة من أجل زيادة موارد الجمعية لأقصى حد فى ضوء الضوابط التى يضعها المجتمع والظروف البيئية المحيطة.
 إحكام الرقابة على الصرف من الأموال المتاحة مع تحقيق أهداف الجمعية.
 العمل على تنمية مواردها حتى تتمكن الجمعية من الاستمرار فى أداء رسالتها وتنمية مواردها الذاتية.

وحتى يتم إدارة أنشطة الجمعية بكفاءة يجب أن يتوافر الآتي:
 تنظيم إدارة الموارد المالية والأعمال البشرية .
 تنظيم مكتبي للمستندات والدفاتر اللازمة لتسجيل كافة العمليات الحسابية
 تحديد سلطات ومسئوليات أعضاء مجلس الإدارة والعاملين بالجمعية .
 إدارة علمية فعالة ومتميزة مشتملة على التخطيط والتوجيه والمتابعة والتنسيق.
أهمية وجود نظام محاسبي مكتوب:
تعد الجمعيات بصفة دورية تقارير تقدر لجهة الإدارة أو الجهات المانحة.. وقد يحدث أن توجد اختلافات فى شكل ومحتوى التقرير فى الفترات المتتالية أو بين الفروع (إن كان للجمعية عدد من الفروع) وذلك نتيجة لعدم وجود نظام محاسبي مكتوب يضمن تحقيق التجانس فى التقارير المالية بين الفروع وبالتالي إمكانية إعداد تقارير مجمعة وإجراء المقارنة بين التقارير للفترات المالية المتتالية.
لذلك ظهرت الحاجة الملحة إلى وجود نظام محاسبي مكتوب ليكون:
 مرجعاً للعاملين
 أداة للتدريب
 أداة للمحاسبة عند الخطأ
من الواجب أن يراعى النظام تحقيق الأهداف التالية:
 أهداف إدارية وهى:
- ضمان تنفيذ أعمال الجمعية وأنشطتها المختلفة بالدقة والكفاءة الواجبتين
- الاستجابة السريعة لتزويد الإدارة بالبيانات والمعلومات التى تطلبها
 أهداف مالية وهى:
- تحديد السياسات والقواعد المحاسبية التى تحكم أعداد القوائم المالية بالجمعية.
- تحديد المسئوليات والمهام للوحدات المسئولة عن إدارة أنشطة الجمعية وارتباطها بالوظائف وليس بالأفراد.
- مساعدة المسئولين عن أعداد القوائم المالية فى إعداد الحسابات الختامية التى تعبر عن نتيجة نشاط الجمعية.
- تحقيق الرقابة والمتابعة الذاتية على صحة ودورية تسجيل البيانات المحاسبية بما يحقق المطابقة الدورية بين الدفاتر الرئيسية والفرعية.
 أهداف تخطيطية وهى:
- اتباع أسلوب تخطيطي لتقدير الإيرادات والمصروفات المتوقعة خلال فترات السنة المالية وذلك بإعداد التقارير والبيانات الدورية التى تمكن إدارة الجمعية من إعداد الموازنة التخطيطية .
- تطبيق أسلوب رقابي عن طريق متابعة أنشطة الجمعية والتعرف على مدى إمكانية تحقيق الأهداف المخططة والمساعدة فى اتخاذ القرارات اللازمة نحو تصحيح المسار كلما لزم الأمر وفى الوقت المناسب .
 السياسات المحاسبية:
- تمثل السياسات المحاسبية الأسس والمبادئ والقواعد والإجراءات التى تطبقها الجمعية عند إعداد وعرض القوائم المالية ومن الواجب أن يؤخذ فى الاعتبار المبادئ التالية:
- الحيطة والحذر
- الجوهر قبل الشكل
- الأهمية النسبية
- يجب أن تتضمن القوائم المالية الإفصاح التام والكامل عن جميع السياسات المحاسبية المطبقة واعتبارها جزءاً متمماً للقوائم .
- وفيما يلي السياسات والقواعد المحاسبيـة الواجبـة التطبيـق بالجمعيات (باعتبـارها وحدات لا تهدف إلى الربح).
القواعد المحاسبية الواجبة التطبيق بالجمعيات: (باعتبارها وحدات لا تهدف إلى تحقيق الربح)
 يتم إعداد الحسابات المالية وفقاً لقواعد التكلفة التاريخية أي بالتكلفة وقت الشراء أو أداء الخدمة.
 يتم إعداد الحسابات المالية على أساس الاستحقاق حيث يتم تحميل الفترة المالية بما يخصها من مصروفات سواء دفعت أو لم تدفع وبما يخصها من إيرادات سواء حصلت أو لم تحصل .
 يتم استخدام أساس القيد المزدوج عند إجراء كافة العمليات الحسابية بالدفاتر يعنى أن كل عملية قيد لها طرف يعطى ويقال عنه دائن وطرف يأخذ يقال عنه مدين .
 يتم إعداد حسابات الجمعية بالعملة المحلية .
 الأصول الثابتة (وهى عبارة عن الأصول الرأسمالية التى تستخدم فى أنشطة الجمعية لأكثر من فترة مالية واحدة) يتم حساب قيمتها بسعر التكلفة مضاف إليها تكاليف رسوم النقل والتركيب حتى يصبح الأصل صالحا للاستخدام .
 الأصول الثابتة التى يتبرع بها للجمعية يتم احتساب قيمتها الرأسمالية بسعر السوق المقرر لها أو بالسعر المقرر لاستعواضها .
 المساهمات العينية التى تحصل عليها الجمعية بعد موافقة مجلس الإدارة على قبولها يتبع الأتي:
‌أ- يتم تقدير قيمتها بناءا على أسس عادلة بواسطة المتخصصين .
‌ب- تسجل فى سجلات العهدة المخزنية بعد تحرير إذن الإضافة المخزني كما تسجل أيضاً فى سجل التبرعات العينية .
‌ج- تسجل فى السجلات المالية بتحميل قيمة الأصل فى الجانب المدين وحساب التبرعات العينية دائن بنفس القيمة .
 التحسينات التى تجرى على العقارات المستأجرة يتم اعتبارها من المصروفات الرأسمالية بمعنى أن تخص عدة فترات محاسبة ويتم إهلاكها على مدى فترة عقد الإيجار .
 الأصول الثابتة [ أثاث – مباني – آلات و معدات – سيارات …… الخ ] ويتم إهلاكها بطريق القسط الثابت وفقا للمعدلات السنوية التالية وهى على سبيل الاسترشاد
 تحتسب القيمة الفعلية للمخزون على أساس ثمن التكلفة وما يتم التبرع به على أساس السعر الجاري المحلى للتكلفة.
 يتم صرف المخزون بأسلوب ما يرد أولاً يصرف أولاً.
 المبالغ الواردة من أي ممول ومحدد استخدامها من أنشطة محددة يتم احتساب الفائض فيها من ضمن بنود الالتزامات وتظهر فى قائمة المركز المالي تحت عنوان (مبالغ مخصصة).
مهام ومسئوليات القائمين بالأعمال المالية فى الجمعية ومشروعاتها:
مع عدم الإخلال بأحكام قانون الجمعيات ولائحته التنفيذية ولائحة النظام الأساسي للجمعية من حيث مسئولية مجلس إدارة الجمعية للقيام بواجبات الرجل الحريص أثناء إدارتهم للجمعية ومسئوليته عن تعويض كافة الأضرار المادية التى تلحق بالجمعية فإن مهام ومسئوليات الجهاز الوظيفي المسئول عن الأعمال المالية للجمعية ومشروعاتها تتلخص فيما يلي:


أولاً المهـام:
 الرقابة على إيرادات ومصروفات المشاريع والأنشطة المختلفة.
 معاونة إدارة الجمعية فى تحقيق أقصى معدلات أداء ممكنة عن طريق تطبيق النظم المالية والإدارية والرقابية السليمة.
 إعداد البيانات والتقارير المحاسبية الدورية والدراسات المالية التى تطلبها الجهات المانحة وطبقاً لظروف العمل .
 الرقابة على الحسابات العامة والأصول الثابتة .
ثانياً المسئوليات:
 الاشتراك فى إعداد الموازنات التقديرية
 العمل على سلامة النظام المالى المتبع والتأكد من الالتزام بالموازنات المحددة لكل نشاط ومشروع .
 الرقابة على عناصر الإيرادات والمصروفات .
 إعداد التقارير الدورية بطريقة صحيحة وفى الوقت المناسب وطبقا لشروط المانح
 التأكد من دقة الدفاتر والسجلات المحاسبية والمخزنية
 الالتزام بالأصول المحاسبية والقواعد المالية
• تحديد المسئولية فى تحصيل أي نقدية وعهدة السلف المستديمة أو المؤقتة
 التأكد من قانونية الصرف وإتمام المراجعة قبل إعداد أذون الصرف وقبل تقديمها مع الشيكات للتوقيع
 المتابعة الدورية لحركة حسابات البنك بمختلف أنواعها
 متابعة الحصول على الدفعات المالية الواردة كتمويل لأي مشروع للجمعية
 متابعة موقف السيولة النقدية للأنشطة والمشروعات
 اتباع الإجراءات الصحيحة لعمليات الشراء وإجراء الأعمال
 تسجيل كافة العهد والأصول فى السجلات المخصصة لهذا الغرض
 عرض الموقف المالى على مجلس إدارة الجمعية فى اجتماعاته الشهرية
 تنفيذ الأنشطة يتم طبقا للمعدلات المتفق عليها وفى حدود الموازنة المعتمدة
 الصرف يتم وفقاً لما ورد فى وثيقة المشروع المنفذ.



تهتم المحاسبة أساساً بالرقابة على وتسجيل وإدارة أموال المنشأة في شكل التحصيل من العملاء وسداد المديونية للموردين وكذا في الاحتفاظ بسجلات تمكن المنشأة من إعداد الحسابات الختامية والقوائم المالية ولذا فيمكن تعريف المحاسبة على أنها نظام معلومات يقيس ويجهز ويوصل معلومات عن وحدة اقتصادية محددة إلى الأفراد والجماعات التي تستخدم هذه المعلومات.
أفرع المحاسبة:
بالرغم من أهمية المحاسبة المالية لجميع أنشطة الأعمال إلا أنه يتواجد للمحاسبة أفرع ووظائف أخرى لا تقل أهمية عن المحاسبة المالية تهتم محاسبة التكاليف أساساً لتحديد تكلفة الإنتاج سواء بصورة إجمالية أو بتحديد تكلفة كل مرحلة من مراحل الإنتاج على حدة أما المحاسبة الإدارية فتتمثل في دمج واستخدام المعلومات المتوفرة من المحاسبة المالية ومن محاسبة التكاليف في نظام معلومات شامل يقوم بإمداد الإدارة بالمعلومات والوسائل اللازمة لتحقيق الرقابة على النشاط الحالي وعلى تحديد وخلق تخطيط مستقبل للمنشأة.
أما من ناحية تحديد مسئوليات ووظيفة المحاسب المالي أو محاسب التكاليف أو المحاسب الإداري فعملياً "ليس هناك تحديد واضح لهذه الوظائف والمسئوليات في الحياة العملية ولكن يتم تحديد هذه المسئوليات طبقاً لنوع وحجم النشاط ومما لا شك فيه أن حجم النشاط هو العامل الرئيسي في تحديد عدد المحاسبين اللازمين فمثلاً في أنشطة الأعمال صغيرة الحجم يمكن إسناد الوظائف المختلفة (مالي- تكلفة- إداري) إلى محاسب واحد بينما في أنشطة الأعمال الكبيرة يكون الاحتياج واضحاً لإعداد كبيرة من المحاسبين.

الخلاصة:
يمكن تلخيص المحاسبة الحديثة في عبارة "خدمة الإدارة" في العصر الحالي تنفذ معظم المهام والوظائف المحاسبية بواسطة الحاسب الآلي وعلى هذا فإن المحاسب حالياً يهتم أكثر بإعداد خطط العمل وترجمة الأنشطة المختلفة إلى عناصر ووحدات مالية.
والمهام الحالية للمحاسب تتركز في إمداد عناصر الإدارة بالمعلومات اللازمة لتحقيق الرقابة ومتابعة تطور الأنشطة وكذا لتساعد الإدارة في اتخاذ القرارات المناسبة.




مقدمة:
تعتبر النظم المحاسبية وسيلة لتبويب وتحليل وتلخيص البيانات المالية تحت مسميات محاسبية مناسبة.
وتلك المسميات عموماً هي التي تظهر في حساب إيرادات ومصروفات المنشأة وفي ميزانيتها وتصمم الأنظمة المحاسبية لتحقيق الأغراض التالية:
أولاً: تسهيل إعداد ح/ الإيرادات والمصروفات والميزانية والقوائم المالية الأخرى.
ثانياً: الاحتفاظ بسجلات عن تعاملات المنشأة مع مورديها وعملائها.
مبادئ أساسية:
إن المبادئ التي يبنى عليها أي نظام محاسبي هي مبادئ بسيطة بشكل عام وإن كانت تبدو معقدة بسبب العدد الكبير من المعاملات وضرورة تبويب النظام في عدد من الوحدات لتسهيل الرقابة ولتحقيق الأغراض الإدارية.
ويمكن توضيح نظام الحسابات في الشكل التالي:







المحاسبة كنظام

الدفاتر المحاسبية















المستندات الدالة على الصرف:
وتعتبر المستندات الدالة على الصرف من المواضيع الشائكة التي يجب اتباع الحرص فيها حيث لا تمثل مستندات الصرف الدليل المستندي على دفع مبلغ من المال فقد (إيصال) بل تتسع لتشمل أي مستند دال على قيام النشاط المرتبط بالصرف.
لتوضيح هذه المسألة نطرح الأمثلة التالية على سبيل المثال لا الحصر.
1- شراء الأثاث:
 فاتورة الشراء.
 عروض الأسعار.
 محضر لجنة البت.
 محضر لجنة المفاوضات.
 استثماري إضافي في المخزن.
في حالة الشراء بالأمر المباشر يرفق مذكرة معتمدة من رئيس الجمعية توضح أسباب الشراء بالأمر المباشر.
2- شراء الخامات:
 يجب توافر جميع المستندات المذكورة أعلاه بالإضافة إلى:
- أذونات الصرف من المخازن.
- قائمة توزيع الخامات على المستفيدين موقعة بالاستلام.
- دليل تنفيذ الأعمال المرتبطة بالخامات (تقرر هندسي عن الانتهاء من دورات المياه).
3- مرتبات ومكافآت العاملين:
 عقود تعيين.
 مصوغات تعيين.
 إيصال استلام المرتب.
 دفتر حضور وانصراف.
 بيان بدء الزيارات اليومية معتمد من مسئول النشاط (في حالة الرائدات).
 الدليل على تنفيذ الأعمال المطلوبة (إعداد كتيب، دراسة هندسية، تقرير، أعمال، .. الخ).
4- دورات تدريبية:
 فاتورة تأجير قاعة.
 كشف حضور وانصراف المتدربين معتمد من المشرف على الدورة.
 معطيات الدورة (كتيبات، جدول تنفيذ).
 أي فواتير خاصة بالمهمات المكتبية المستخدمة أو المشروبات المقدمة.
 نتائج الدورة (تقييم المتدربين، تقرير عن نتائج الدورة)
 المساهمات العينية.
يجب إلقاء الضوء على بعض المفاهيم العامة قبل أن نتعرض للدفاتر المحاسبية:
1- المقبوضات:
 هي كل ما تقوم المنشأة بتحصيله فعلاً سواء كان يخص الفترة المالية الحالية أم يخص فترة مالية أخرى بمعنى آخر إنها التدفق النقدي الداخل للمؤسسة، أي أن المقبوضات تسجل على الأساس النقدي.
2- الإيرادات:
 هي كل ما يستحق للمنشأة من قبل الغير مقابل الخدمات أو السلع التي تقدمها المنشأة للغير خلال الفترة المالية الحالية وذلك بغض النظر عن تحصيل هذه المبالغ خلال الفترة أو عدم تحصيلها أي أن الإيرادات تسجل على أساس الاستحقاق.
3- المدفوعات:
 هو كل ما تقوم المنشأة من سداده فعلاً سواء كان يخص الفترة المالية الحالية أو لا يخصها بمعنى آخر إنها التدفق نقدي خارج من المؤسسة أي أنه يتم تسجيلها بناء على الأساس النقدي.
4- المصروفات:
 هو كل ما يستحق على المنشأة مقابل انتفاعها من السلع والخدمات التي تتلقاها من الغير بغض النظر عن سداد هذا المقابل من عدمه بمعنى أن تسجيلها يقوم على أساس الاستحقاق.
وبعد أن سمعنا عن الأساس النقدي، أساس الاستحقاق يجب علينا إيضاح مفهومها، فيمكننا القول ببساطة أن الأساس النقدي هو تسجيل الإيراد أو المصروف عند التحصيل أو لحظة السداد أما أساس الاستحقاق فيبنى على الإيراد أو المصروف وقت الاستحقاق بغض النظر عن إتمام عملية التحصيل أو السداد.
مثال (1):
إذا قامت الجمعية ببيع مشغولات في يوم 5/1/99 بمبلغ 5000 جنيه واتفقت مع المشتري على أن يقوم بالسداد في 25/1/99 فمعنى ذك أنه في 5/1 يكون الإيراد 5000 أما المقبوضات في هذا التاريخ تكون صفر، وفي يوم 25/1/99 يصبح الإيراد صفر، المقبوضات 5000 جنيه.
مثال (2):
إذا اتفقت الجمعية مع مالك المبنى على أن تكون قيمة الإيجار السنوي 1000 جنيه يتم سدادها مقدماً في أول يناير من كل عام- فمعنى ذلك أن المدفوعات في أول يناير تكون 1000 أما المصروفات ففي نفس الوقت تكون صفر، بالعكس في 31/12 فتكون المصروفات 1000، المدفوعات تكون صفر.

5- المصروفات- الأصول:
يمكن التفرقة بينهما عن طريق تعريف كلاهما والوقوف على صفاتهم فالمصروفات هي التكاليف والنفقات التي ينتج عنها خدمات فورية تستنفذ خلال الفترة المالية وكذلك كل ما ينفق في سبيل الحفاظ على القوى الإنتاجية للأصول وتتميز بالصفات الآتية:
 الغرض من الاتفاق الحصول على خدمات فورية حيث أن المصروف يرتبط بالفترة المالية.
 وجود علاقة نسبية بين المصروف والإيراد حيث أن المصروف يؤدي إلى خلق الإيراد.
 وجود علاقة مباشرة بين المصروف ووظائف المشروع ولهذا تتصف المصروفات بالدورية والتكرار.
أما النفقات الرأسمالية هي تلك التي تنفق في سبيل الحصول على الأصول التي لها صفة الدوام نسبياً أي التي تؤدي خدمات طويلة الأجل للمشروع أي أن الأصل يستفيد منه المشروع لأكثر من سنة مالية.
مثـال: الأصول شراء العقار أو الآلات أو الأثاث أو السيارات أو ما شابه ذلك وتتسم بالصفات التالية:
‌أ- الهدف من اقتناء الأصل هو الحصول على خدمات طويلة الأجل.
‌ب- الاتفاق على الأصول يكون كبير نسبياً ولا يتسم بالتكرار والدورية على فترات قصيرة.
‌ج- اقتناء الأصول يؤدي لزيادة الطاقة الإنتاجية.
6- الموازنة – الميزانية- الإيرادات والمصروفات:
من المهم أن نوضح الاختلاف بين المفاهيم الثلاثة للمسميات السابقة:
‌أ- الموازنة: تمثل خطة مستقبلية تغطي فترة معينة.
‌ب- الميزانية: توضح أصول (ممتلكات) المنشأة والخصوم (الالتزامات) التي على المنشأة في لحظة ما.
‌ج- الإيرادات والمصروفات: تمثل إيرادات ومصروفات المنشأة خلال فترة زمنية ماضية.





القيد المزدوج:
في أي فترة محاسبية يتم تسجيل وتدوين حجم كبير من المعاملات من خلال النظام المحاسبي المتبع وللتأكد من دقة كل من ح/ الإيرادات والمصروفات والميزانية التي تصدر بناءًا على ذلك النظام المحاسبي وكونها تعكس بصدق المعاملات المختلفة فقد تم وضع سلسلة من القواعد التي تطبق في جميع النظم المحاسبية وهي:
مدين دائن
بنود الميزانية:
أصول × O
التزامات O ×
بنود / الأرباح والخسائر
إيرادات O ×
مصروفات × O
× = إنشاء أو إضافة o = نقص

مدين دائن
المبلغ البيان رقم الصفحة التاريخ المبلغ البيان رقم الصفحة التاريخ



وبتطبيق القواعد السابقة يكون:
 أي شراء أو زيادة في الأصول (مثل آلات/ مخزون أو غيرها) يتم قيدها بجعلها مدينة في الجانب المدين من الحساب وعلى العكس من ذلك فإن أي مبيعات أو نقص في الأصول يتم قيدها أو تسجل بجعلها دائنة في الجانب الدائن من الحساب.
 أي إضافة أو زيادة في الالتزامات (مثل الدائنين/ القروض أو غيرها) يتم قيدها أو تسجيلها بجعلها دائن في الجانب الدائن من الحساب وعلى العكس من ذلك فإن أي نقص في الالتزامات يسجل بجعله مدين في الجانب المدين من الحساب.
 أي زيادة فيما يتعلق بالمبيعات أو البنود التي لها طبيعة الإيراد (مثل الفوائد على الاستثمارات) يتم قيدها بجعلها دائنة في الحساب المناسب وعلى العكس فإن أي نقص يتم قيده بجعل الحساب مدين.
 أي مصروفات ذات طبيعة تجارية وتعتبر ضمن العمليات اليومية للشركة (مثل شراء المواد الخام والأجور وغيرها) تقيد بجعل الحساب المناسب مديناً وعلى العكس فأي نقص يقيد بجعل الحساب المناسب دائناً.
وجميع المعاملات ينتج عنها قيد له طرفين أحدهما دائن والآخر مدين ومثال لذلك القيود التي أخذت من دفتر يومية المبيعات الموضح في السابق.
وكما ذكر من قبل فإنه يتم قيد مبلغ 550 جنيه في حساب الموردين ولما كان هذا القيد يخلق التزام (نحن مدينون بـ 550 جنيه للموردين) فإنه يجب أن يقيد نفس المبلغ في الجانب الدائن لحساب الموردين والقيود الأخرى الخاصة بمشتريات المواد الخام بمبلغ 100 جنيه والتي تعتبر مصروفات ذات طبيعة تجارية ومشتريات الآلات بمبلغ 400 جنيه والعدد بمبلغ 50 جنيه والتي تعتبر أصول تقيد بالجانب المدين بالحساب المناسب.
وعلى ذلك فإن كانت تلك القيود هي القيود الوحيدة بدفتر الأستاذ وسجلنا وجمعنا القيم من هذا الدفتر فإن القيود تتوازن بشرط صحة إدخالها بمعنى:
مدين دائن
موردون 550
مواد خام 100
آلات 400
عدد 50
550 550
وتسجيل الأرصدة بهذه الطريقة يسمى ميزان مراجعة فإذا كانت جميع القيود قد تمت صحيحة فإن إجمالي الجانب المدين = إجمالي الجانب الدائن.
ويتم إعداد ميزان المراجعة كل فترة لاختبار دقة القيود التي تم عملها وكإجراء أولي لإعداد ح/ الأرباح والخسائر والميزانية.
الدفاتر المحاسبية:
1- الصندوق (المقبوضات والمدفوعات):
 وهو دفتر مكون من عدة خانات تسجل وتبوب منه جميع تعاملات المنشأة النقدية ويتم تخصيص صفحات للمقبوضات وأخرى للمدفوعات وهو دفتر مرقم ويجب أن يكون مختوم بختم الجمعية وختم الشئون الاجتماعية. "أنظر نموذج دفتر المقبوضات والمدفوعات".
2- دفتر اليومية العامة:
 وهو دفتر يسجل فيه قيد اليومية العامة والذي يتم إعداده مرة كل شهر عادة . "أنظر نموذج دفتر اليومية".
3- دفتر الأستاذ العام:
 هو دفتر تخصص فيه صفحة أو عدة صفحات لكل مسمى محاسبي (حساب)، ويستخدم أساساً كوسيلة لتجميع المعاملات المختلفة التي تنتمي لحساب معين من المصادر المختلفة ويتم الترحيل له من دفتر اليومية. "أنظر نموذج دفتر الأستاذ".


نموذج صفحة من دفتر اليومية:
مدين دائن البيان رقم صفحة الأستاذ رقم القيد






















نموذج صفحة من دفتر الأستاذ:
حــ/ الصندوق
مدين البيـــان رقم قيد اليومية دائن البيـــان رقم قيد اليومية


















4- دفتر العهد الثابتة:
 وهو دفتر يسجل فيه الأصول الثابتة أو ممتلكات الجمعية من الأصول الثابتة (سيارات، أثاث) على أن تخصص صفحة لكل نوع من أنواع الأصول وتوضح الصفحة الصنف، تاريخ الشراء، الرصيد الموجود من الصنف، المستهلك، هذا الدفتر مرقم ومختوم بختم الجمعية وختم الشئون الاجتماعية. "مرفق نموذج دفتر العهدة الثابتة".
5- دفتر العهدة المستهلكة:
 وهو لا يختلف عن دفتر العهدة الثابتة إلا في أنه تسجل فيه الخامات المستخدمة في الإنتاج أو التشغيل وليس الأصول الثابتة (مثل شراء قماش للمشغل أو خشب لورشة نجارة).
نموذج صفحة من دفتر العهدة الثابتة:
الصنف: ……………
الرصيد الوارد المنصرف البيان رقم إذن الإضافة التاريخ














ميزان المراجعة:
1- بطريقة المجاميع:
 ويعد بعمل قائمة تبين مجموع الجانب المدين ومجموع الجانب الدائن لكل من الحسابات الموجودة بدفتر الأستاذ بالشكل التالي:
مجموع منه مجموع له رقم الحساب اسم الحساب
مليم



جنيه مليم جنيه

ومن هنا يتضح أن مجموع كل من الجانبين يجب أن يتساويا فيما بينهما.
2- بطريقة الأرصدة:
 ويعد بعمل قائمة تبين الأرصدة المدينة والدائنة للحسابات المفتوحة بدفتر الأستاذ بالشكل التالي:
أرصدة مدينة أرصدة دائنة رقم الحساب اسم الحساب
مليم





جنيه مليم جنيه

ومنه يتضح أنه يجب تساوي مجموع الجانبين.



وردت إلينا البيانات التالية عن إحدى جمعيات تنمية المجتمع:
1. في 5/1/98 ورد لحساب البنك مبلغ أ 150000 جنيه منحة من المعونة الأمريكية.
2. في 10/1/98 وافقت هيئة CEOSS على تمويل مشروع قروض المياه النقية بقيمة إجمالية 200000 جنيه.
3. في 12/1/98 قامت الجمعية بشراء أثاث بمبلغ 10000 جنيه سددت بشيك على حساب أ.
4. في 15/1/98 تم عمل دفعة خزينة من حساب أ بمبلغ 15000 جنيه.
5. في 20/1/98 ورد لحساب البنك ب مبلغ 100000 دفعة أولى من هيئة CEOSS.
6. في 21/1/98 قامت الجمعية بشراء سيارة بموجب شيك على بنك أ بمبلغ 50000 جنيه.
7. في 21/1/98 سددت الجمعية فاتورة تدريب خاصة بمشروع CEOSS بمبلغ 5000 جنيه من حساب البنك ب.
8. في 22/1/98 سددت الجمعية نقداً فواتير الكهرباء بمبلغ 2000 جنيه يخص مشروع CEOSS 1000 جنيه ومشروع المعونة 1000 جنيه.
9. وزعت الجمعية 40000 جنيه من حساب ب كقروض للمياه النقية لعدد 10 أسر بمعدل مصروفات إدارية 10%.
10. في 23/1/98 سددت الجمعية نقداً 6000 جنيه قيمة إيجار عامي 98،99 علماً بأن مشروع المعونة يتحمل قيمة الإيجار.
11. في 24/1/98 تم صرف مرتبات الشهر وقد كان صافي المرتبات 6000 جنيه، يخص مشروع CEOSS 50% منها والباقي لمشروع المعونة وقد كانت قيمة الضرائب 300 جنيه والتأمينات الاجتماعية 200 جنيه.
12. في 25/1/98 باعت الجمعية نقداً مشغولات من المشغل بمبلغ 2000 جنيه.
13. في 26/1/98 تبرع أحد فاعلي الخير بمبلغ 5000 جنيه نقداً.
14. في 27/1/98 سدد أعضاء الجمعية 1000 جنيه نقداً قيمة اشتراكات الأعضاء.
15. في 30/1/98 أودع مبلغ 5000 جنيه من الخزينة في بنك أ.
16. في 31/1/98 تم تحصيل أقساط قروض المياه النقية نقداً وبلغت 10000 جنيه.
17. ساهمت الجمعية من مشروع المعونة الأمريكية في عمل مرحاض صحي بمبلغ 1000 جنيه أحضر المنتفع فواتير قيمتها 1500 جنيه.
18. تم سداد الضرائب والتأمينات نقداً.
فإذا علمت أن رصيد الخزينة في 1/1 كان 500 جنيه والبنك أ 10000 جنيه كان مصدر هذه الأرصدة من قرض من أ/ حسن بمبلغ 10500 جنيه.
فبرجاء:
1- وضع تصور عند أفضل صورة ممكنة للمستندات المؤيدة للصرف، والتحصيل.
2- تصوير دفتر المقبوضات والمدفوعات.
3- تصوير الحسابات الختامية.
4- إعداد تقارير الممولين.